Smart Working: algunos consejos para ser productivo

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Publicado 26 de Agosto

Consejos para sacar el mejor provecho del Smart Working

 

Para muchos es un modo normal de empleo, pero el “Smart Working” no solo indica trabajo remoto o trabajo ágil (conceptos diferentes, de los que hablaremos en un momento). Smart significa "inteligente" en el sentido de "eficiente", "efectivo" y hoy la tecnología y la tecnología digital ayudan mucho a hacer algo que en otras épocas hubiera sido impensable: trabajar menos de lo necesario para producir o suministrar bienes, servicios , en menos tiempo.

 

Por ejemplo, logrando seguir dos reuniones el mismo día, una en Madrid y la otra en Barcelona, pero sentado cómodamente en tu escritorio gracias a una herramienta de videoconferencia. O si logras compartir un documento en tiempo real con tus colegas, modificándolo gracias al acceso simultáneo en la nube, piensa en Google Drive.

 

Hoy en día, la mayoría de los servicios prestados por multinacionales y empresas del sector bancario-fintech se llevan a cabo gracias a los métodos o ideas de trabajo inteligente. ¿Un ejemplo? Servicios de consultoría directa, es decir, asistencia remota a los clientes del banco.

 
¿Qué es el Smart Working?
 

El Politécnico de Milán ha activado un observatorio dedicado únicamente al trabajo inteligente, es decir, al seguimiento de las empresas, los sectores que lo aplican y las normas con las que está regulado. Bueno, el Polimi lo define así:

"Una nueva filosofía de gestión basada en devolver a las personas flexibilidad y autonomía para elegir espacios, tiempos y herramientas que se utilizarán frente a una mayor responsabilidad por los resultados".

Esta definición contiene la esencia del Smart Working: una forma en la que no hay horarios u obligaciones particulares que los empleados deben cumplir, además de lograr resultados claramente, por ejemplo, entregar un proyecto a tiempo, llevar a cabo el tareas previstas por el contrato, etc. En este escenario, el trabajador inteligente puede elegir dónde trabajar, cuánto y de qué manera.

En otras palabras: el trabajador inteligente es un empleado que en muchos sentidos actúa como trabajador independiente o autónomo. Con la diferencia de recibir un salario fijo por mes y depende exclusivamente de una empresa.

 

Por lo tanto, trabajar en Smart Working significa:

- Flexibilidad en las horas de trabajo, es decir, libertad para organizar las horas de trabajo diarias y semanales (al tiempo que se garantiza que se alcanzan las horas de trabajo mínimas requeridas por el contrato de trabajo);

- Libertad de espacio, es decir, la posibilidad de que el trabajador inteligente decida dónde trabajar, ya sea en la oficina o desde casa o alquilando un escritorio o estación de trabajo en un centro de trabajo o en un centro de negocios;

- Flexibilidad en la elección de herramientas, es decir, la capacidad de decidir y organizar herramientas y formas de trabajar para lograr el objetivo, por ejemplo, elegir trabajar con tu PC o indicando a la compañía la compra de una licencia o herramienta específica.

- Responsabilidad por el resultado, que es el otro lado de la autonomía del trabajo inteligente, es decir: frente a la libertad de organización otorgada, el trabajador es responsable del resultado obtenido.

Todo esto se traduce en España con las normas sobre el trabajo ágil, que es muy diferente del teletrabajo o el trabajo remoto, es decir, la forma en que el empleado se queda en casa o en otro lugar, pero debe usar programas, respetar los horarios y permanecer disponible desde las 9 a.m. a las 5 pm según lo establecido por el empleador. Sin tener autonomía ni flexibilidad.

Sin embargo, estos conceptos son esenciales para un trabajo ágil y son principios tomados de Silicon Valley y del mundo de las empresas emergentes: no importa cómo trabajes, siempre y cuando traigas el resultado a casa.

 
¿En qué empresas y sectores se puede aplicar el trabajo inteligente?
 

Ahora, no todas las industrias y empresas pueden permitirse hacer que sus empleados trabajen de manera inteligente. Piensa, por ejemplo, en aquellos que producen automóviles como Seat: pueden dejar flexibilidad a los empleados administrativos pero no a los trabajadores calificados en las líneas de ensamblaje.

 

En general, el terreno ideal para el trabajo inteligente concierne a sectores como:

- Servicios de consultoría, sector en el que operan empresas como KPMG, PwC, Accenture, Deloitte;

- Desarrollo Informático, actividades que pueden llevarse a cabo de forma remota y ágil en nombre de clientes, empresas de terceros y empresas de alta tecnología como IBM, Amazon, Apple, Google, Microsoft;

- Gig economy, es decir, todo el sector de servicios de participación remota, ya sea en la industria alimentaria, el sector de entrega o consultoría y que explotan plataformas de correspondencia en línea, desde Airbnb hasta Deliveroo a través de Amazon Mechanical Turk o Mathesia, para contratar trabajadores;

- Fintech y banca, gracias a los servicios digitales de consultoría y asistencia al cliente;

- Comercio electrónico y gestión de ventas, es decir, el sector de desarrollo de estrategias de venta de servicios y productos.

- Marketing y comunicación, sectores en los que el esfuerzo intelectual y el logro de objetivos;  por ejemplo, la gestión de los perfiles sociales de una empresa o una marca, se confían, por definición, de manera ágil.

Pero uno no debe cometer el error de confundir lo inteligente con "físicamente en otro lugar". Hemos visto que es una mentalidad, un enfoque de trabajo que empodera al empleado o consultor.

 

Incluso hay fábricas y sectores manufactureros que pueden trabajar en modo de trabajo inteligente. Como en el caso de una empresa que ha dado libertad a sus trabajadores: pueden ingresar y salir de la empresa cuando lo deseen sin tener que pedir permisos o sellar la etiqueta, siempre que entreguen el trabajo a tiempo.

 
Consejos y trucos para el SmartWorking.
 

Con esta premisa, es fácil comprender cómo optimizar tus habilidades con un trabajo inteligente, siempre que se tengan en cuenta estos elementos:

 

1. Ecología del trabajo: trabajar de manera inteligente significa simplificar, por lo que si es más fácil trabajar desde casa que alquilar un escritorio en un coworking a una hora de distancia, preferimos la primera opción;

 

2. Coworking sí o no: optamos por el coworking cuando tenemos un trabajo que no requiere secreto. Por ejemplo, un abogado no puede trabajar en un espacio abierto, al igual que un psicólogo o un médico no pueden hacerlo debido al secreto profesional con el que están recluidos y la discreción que deben usar. Mejor una oficina cerrada.

 

3. Open source vs private: las videollamadas o los programas y herramientas para compartir documentos a menudo son Open Source. Lo que también significa que los datos que intercambiamos pueden no ser completamente secretos. El ejemplo clásico es el uso de programas gráficos compartidos, como Canva, que te permite conservar proyectos para ti solo pagando la licencia. Sin embargo, a menudo, es la propia empresa la que proporciona un programa o plataforma para el intercambio de materiales y consultoría, incluidos los sistemas de mensajería corporativa. Tomamos en cuenta este aspecto si, por ejemplo, trabajamos en comunicación para clientes que no desean dar a conocer su logotipo o su campaña hasta su publicación oficial.

 

4. División digital y conexión a Internet: si trabajamos como consultores directos para un banco, por ejemplo, debemos asegurarnos de tener una conexión a internet estable. De lo contrario, es mejor trabajar en la oficina. 

 

5. Quién paga qué: todas las herramientas, licencias y costos en los que se incurre para el trabajo inteligente generalmente son asumidos por la empresa, pero al optar por este método de empleo, prestamos atención a leer o preguntar claramente qué asumimos nosotros y lo que no es. Las empresas, especialmente las multinacionales, a menudo tienen un vademécum para el trabajo inteligente o una política interna que debe consultarse primero.

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