Il monitoraggio bandi

Il monitoraggio bandi image
Prodos Consulting logo
Pubblicato il 25 Febbraio

Prodos Consulting

In questa pillola di progettazione, estratta dal corso Tecniche e metodi per ideare e realizzare progetti nel sociale, approfondiremo i seguenti temi:

- Lo studio di fattibilità
- La matrice di finanziabilità
- Il monitoraggi bandi e le fonti
- La lettura del bando
- Le informazioni-chiave
 

Lo studio di fattibilità

 

Abbiamo definito nel dettaglio la struttura del nostro progetto e i costi di realizzazione. Ora inizia un'altra fase, ossia quella della ricerca delle fonti di finanziamento attraverso i bandi.
Innanzitutto, dobbiamo mettere a confronto le varie opportunità e i vari fondi, in modo tale da individuare quelli che sono più in linea con le nostre esigenze sia a livello progettuale che a livello di organizzazione.

 

La matrice di finanziabilità

 

Uno strumento particolarmente utile in questa fase è la matrice di finanziabilità. La matrice è una rappresentazione grafica su righe e colonne. Lungo le righe vengono identificati gli elementi di finanziabilità e lungo le colonne le caratteristiche specifiche del progetto e le possibili fonti di finanziamento, in modo tale da individuare quali sono quelle più adatte.


Di solito tra gli elementi di finanziabilità che vengono rappresentati nella matrice troviamo:

- la forma giuridica della nostra organizzazione;

- la sua localizzazione (se vogliamo chiedere un contributo a una fondazione che è localizzata in una regione diversa da quella in cui ha sede legale il nostro ente, potrebbe essere un problema);

- i destinatari del progetto o target group;

- il settore d'intervento o le azioni chiave che vogliamo realizzare attraverso il progetto.
 


Il monitoraggio bandi e le fonti


Il monitoraggio dei bandi che vengono emanati da enti di finanziamento pubblici o privati può essere un'attività molto lunga che richiede tempo e impegno, oltre che capacità di analisi.

Infatti, esistono molte fonti di finanziamento: il web da una parte ci aiuta, ma dall'altra rende molto dispersiva la ricerca, a meno che non sappiamo esattamente come orientarci.
 
La prima regola fondamentale è quella di ricorrere sempre a fonti ufficiali accreditate:


Le gazzette ufficiali (Unione Europea, Gazzette dello Stato o delle regioni) dove è possibile trovare tutta la documentazione e porre quesiti ai funzionari competenti;

- Siti internet di enti finanziatori: Ministeri e Dipartimenti della Presidenza del Consiglio dei Ministri che emanano spesso bandi in ambito sociale;

Siti delle fondazioni private: qui è possibile trovare le linee guida per presentare delle proposte. In alcuni casi vengono emanati degli specifici bandi, in altri, invece, le fondazioni accettano richieste di contributo e sovvenzione in maniera libera e senza scadenza. Nelle linee guida vengono indicati sia i criteri di eleggibilità, sia le aree di intervento della fondazione (geografiche e tematiche), oltre che le procedure per presentare la proposta progettuale;

- Portali dedicati alla progettazione: ne esistono molti. Alcuni sono dedicati ai bandi di gara, altri contengono informazioni sia sulle sovvenzioni che sulle gare d'appalto. Vengono riportate di solito le schede riassuntive del bando e il link al sito ufficiale dell'ente che ha emanato quello specifico bando.

Un esempio è sicuramente la banca dati di Obiettivo Europa che contiene oltre 600 enti monitorati e pubblica ogni mese centinaia di bandi in varie tematiche, con schede dettagliate e aggiornate in italiano, facilmente individuabili attraverso dei filtri di ricerca. 

- Banche dati dei progetti già finanziati: si tratta dei siti degli enti finanziatori dove è possibile visualizzare la graduatoria ed eventualmente la descrizione dei progetti finanziati negli anni precedenti. Questo ci permette di capire qual è l'entità media delle sovvenzioni e quali sono le aree tematiche privilegiate da quel tipo di fondazione.


La lettura del bando


Passiamo adesso alla lettura del bando. Dopo aver attentamente monitorato le nostre fonti di informazione siamo riusciti a individuare il bando che sembra giusto per il nostro progetto.

Il bando è un documento ufficiale che il potenziale beneficiario della sovvenzione deve leggere con molta attenzione in modo da predisporre in maniera corretta la proposta progettuale, secondo dei criteri e dei termini che sono fissati nel bando stesso.

I bandi possono differire l'uno dall'altro in alcuni elementi, ma normalmente hanno una struttura abbastanza uniforme.

Quando si legge un bando è importante munirsi di una bussola mentale per individuare rapidamente quali sono gli elementi chiave, al fine di capire se abbiamo o meno tutti i requisiti formali e sostanziali per richiedere un contributo.

 

Le informazioni-chiave


1. Scadenza: sembra molto banale, ma capita spesso di trovare all'ultimo momento un bando perfetto per la nostra idea progettuale senza renderci conto che scade tra una settimana.

Se ci troviamo in questa situazione, dobbiamo capire se abbiamo già tutti gli elementi che ci servono per adattare in poco tempo il nostro progetto al formulario del bando altrimenti è meglio rinunciare. Chiediamoci: il progetto è già strutturato in tutte le sue parti? C'è già un partenariato consolidato? Attenzione anche alle scadenze multiple.

2. Finalità e obiettivi: dobbiamo capire se gli obiettivi del nostro progetto sono allineati con quelli del bando e con le finalità dell'ente finanziatore che l'ha emanato.

3. Priorità di intervento e tipologia di azioni finanziabili: ogni bando specifica le linee di intervento prioritarie e le attività ammissibili a finanziamento.

Dobbiamo stare attenti perché se un bando ha come destinatari diretti i migranti e il nostro progetto riguarda prevalentemente una campagna di sensibilizzazione sul tema inclusione migranti, questo non basta a farci pensare che sia il bando adatto.

L'attività principale del nostro progetto deve coincidere con quella richiesta dal bando: se il bando richiede un'attività di inclusione sociale vera e propria (es. corsi di lingua per stranieri, accompagnamento al lavoro, ecc.) è il caso di rinunciare.

Valutare l'ammissibilità di una proposta significa analizzare la coerenza tra l'idea progettuale e la tipologia di azione che il bando considera ammissibile. Prendiamoci il tempo per studiare i vari riferimenti normativi che ritroviamo nella parte iniziale del bando.

Questo, infatti, non nasce dal nulla, è sempre il risultato di una programmazione politico-economica da parte dell'UE (se si tratta di bandi emessi dalla CE) oppure dagli Stati, dalle Regioni o dalle singole fondazioni e, quindi, è importante conoscerne le premesse e le priorità per capire verso quale direzione sono indirizzati i finanziamenti.

4. Destinatari: sono i soggetti a cui si rivolge il progetto e sono di 2 categorie: finali, o beneficiari, che hanno la priorità assoluta su qualunque azione posta in essere, e i destinatari intermedi, ossia soggetti che compiono azioni nei confronti dei destinatari finali e che a loro volta sono destinatari di qualche azione progettuale. 

5. Criteri di eleggibilità: tutti i bandi specificano sempre quali sono i requisiti di ammissibilità, indicando quelli relativi alla capacità finanziaria e tecnica e all'esperienza dell'ente proponete. Occorre, quindi, verificare da subito che la nostra organizzazione abbia questi requisiti.

6. Vincoli economici: in quasi tutti i bandi è riportato l'ammontare complessivo disponibile per quel bando. Questo dato assume una rilevanza cruciale se viene associato a un altro dato, ossia la quota massima concedibile dall'ente finanziatore in termini di co-finanziamento, quindi di contributo massimo concedibile a singolo progetto.

Per esempio: fino a 100.000 €, fino a 500.000 € e così via. La cifra totale a disposizione, lo stanziamento complessivo messo a disposizione su quel bando, diviso per la quota massima richiedibile, ci permette di fare una stima del numero di progetti che possono essere finanziati.

Nel caso in cui il plafond complessivo sia di un milione di euro e la quota di finanziamento massima sia di 100.000 €, si può supporre che vengano finanziati al massimo 10 progetti. Anche questa è un'informazione da valutare nel momento in cui dobbiamo decidere se partecipare o meno a quel bando.

7. Vincoli temporali: dobbiamo considerare che la maggior parte dei bandi riporta la durata complessiva che deve avere il progetto, per esempio non meno di 12 mesi, oppure fino a 24 mesi o fino a 36 mesi.

Dobbiamo tener conto di questo dato perché se a monte abbiamo programmato un'attività di una certa durata dobbiamo poi verificare che sia congruente con i vincoli temporali posti dal bando e, nel caso in cui non lo sia, ipotizzare di togliere delle attività, oppure spacchettare il progetto o rimodularlo in maniera tale da adattarlo ai vincoli temporali emessi dal bando.

8. Termini di approvazione e di erogazione del finanziamento: nel primo caso ne abbiamo l'importanza della scadenza quando è troppo ravvicinata, ma anche quando per esempio le erogazioni impiegano 6-7 mesi ad arrivare o addirittura un anno; in questo caso potrebbero esseri tempi troppo lunghi da sostenere per un certo tipo di organizzazione.

9. Criteri di valutazione: oltre a cercare di rendere il nostro progetto più possibile comprensibile a chi lo valuterà, dobbiamo capire quali sono criteri che i valutatori utilizzeranno.

Il bando riporta sempre delle schede di valutazione che devono essere analizzate attentamente perché ci dicono quali sono gli elementi, i fattori, a cui il valutatore darà particolare importanza, per esempio la qualità del progetto, oppure la sua innovatività o ancora la competenza tecnica operativa espressa dal team di progetto o comunque dai partner, o la realizzazione, per esempio, di modelli progettuali pilota che possono essere replicabili anche in altri contesti.

Scopri tutte le opportunità di carriera in Prodos Consulting