Ogni progetto deve dimostrare una sostenibilità economica che consenta la realizzazione delle attività progettuali e degli obiettivi inseriti nella proposta. Tale sostenibilità è definita proprio dal budget che viene costruito già nella fase di scrittura del progetto. 

Ma come si costruisce un budget e qual è il processo logico per definire le spese e quantificare i relativi costi?

Un budget descrive sinteticamente ed integralmente l'insieme dei flussi economici finanziari in entrata e in uscita che interessano un progetto. In altre parole è l'espressione in termini monetari delle attività progettuali. Non tutti i costi, però, sono ammissibili.

Possono essere inseriti all'interno di un budget solo quelle spese necessarie, ragionevoli e strettamente inerenti le attività di progetto che vengono sostenute dal beneficiario e dai partner.

Per farci un’idea occorre leggere attentamente la Finantial Guide for Applicant del bando di riferimento, nella quale troveremo una lista ricca, seppur non esaustiva, dei costi ammissibili.

I costi ammissibili si dividono in costi diretti e costi indiretti

I primi vengono sostenuti direttamente per il progetto e sono univocamente relazionati ad esso. Fanno parte di questa categoria, ad esempio, i costi del personale, il costo delle trasferte, il costo dei servizi di traduzione, ecc. 

Sono tutti costi che devono essere rendicontati, sempre e con precisione, quindi occorre dimostrare di averli sostenuti attraverso fatture, ricevute, scontrini e buste paga.

I costi indiretti sono quelli che vengono sostenuti dai beneficiari del finanziamento, ma che riguardano la gestione ordinaria delle attività dell’organizzazione/impresa e perciò non sono direttamente imputabili al progetto.

Essi rientrano tra i costi generali, ovvero costi non prevedibili ne misurabili, come ad esempio la manutenzione di un ufficio. Per questa loro natura vengono espressi in termini monetari e percentuali (in genere il 7% del budget di progetto). 

A differenza dei costi diretti, quelli indiretti non devono essere rendicontati, ma vengono certificati da una dichiarazione del legale rappresentante dell'organizzazione. 

Strumenti per costruire un budget di progetto

Passando ai consigli pratici, ricordiamoci che la costruzione del budget non può prescindere dall’utilizzo di excel o di altri fogli di calcolo a causa della complessità di alcune ripartizioni di costo. Inoltre, è bene dividere il budget in work packages, che esprimono a colpo d’occhio lo svolgimento logico del progetto e le relative spese, e utilizzare il cronogramma per indicare quando abbiamo intenzione di sostenere i diversi costi.

Inoltre, ricordiamoci di verificare sempre le percentuali delle macro voci di spesa: in alcuni bandi, infatti, la percentuale sul totale del budget di certe categorie di spesa non deve superare una soglia massima. Infine, teniamo presenti i seguenti principi fondamentali:

- economicità, ossia il miglior risultato con il migliore prezzo: sarà valutata la capacità di massimizzare il risultato di un costo e non la logica del risparmio;

- effettività e coerenza: deve esserci una correlazione precisa tra costi e risultati;

- attualità: nessun costo che non sia stato inserito all’interno del budget in fase di stesura verrà finanziato dalla Commissione, quindi cerchiamo di fare una previsione delle spese il più precisa possibile;

- realtà: i costi devono rispondere a quelli che sono registrati realmente all'interno delle scritture contabili dei documenti fiscali del beneficiario;

- necessità: i costi devono risultare necessari per lo svolgimento delle attività progettuali;

- conformità: i costi devono essere in regola con la normativa fiscale e sociale vigente.

Ricordiamoci che non prendere in considerazione anche solo uno di questi principi, significa nel migliore dei casi che la nostra sovvenzione verrà tagliata e, nel peggiore, che il nostro progetto non verrà selezionato per il finanziamento.